סימן א': הנחיות לניהול קרן עזר
בתקנון, בפרק 8 סימן ב', נקבע, שהעובדים במקום עבודה רשאים להחליט על הקמת קרן עזר, שתכונן, תפעל ותנוהל על-פי תקנון מפורט ומיוחד שאושר והכל כאמור במדריך.
סימן ב': חברות בקרן עזר
החברות בקרן עזר איננה בגדר חובה על כלל העובדים ונתונה להחלטתו של כל עובד.
סימן ג': עריכת תקנון
אספה כללית של העובדים במקום עבודה רשאית להחליט על הקמת קרן עזר למען מטרה מוגדרת או מספר מטרות, תוך ציון המטרות העיקריות. חובה לערוך לקרן תקנון מפורט בכתב ולהביאו לאישור המרחב או האיגוד המקצועי הארצי, לפי העניין.
יש לכלול בתקנון הקרן סעיף, המכפיף את הקרן למרות ההסתדרות, בכלל ולגופי הביקורת שלה, בפרט, גם כאשר היא מתאגדת.
במקום עבודה ארצי או במוסד ארצי או אצל מעביד ארצי תבוא מועצת העובדים הארצית במקום אספת עובדים כאמור, אלא אם נאמר אחרת בתקנון מיוחד, כמשמעותו בתקנון ועדי עובדים.
התקנון של קרן העזר יובא לאישורה של אספה כללית של העובדים או של מועצת העובדים הארצית, לפי העניין, ויאושר ברוב מוחלט, דהיינו 50% מכלל החברים ועוד קול אחד, לפחות.
תקנון קרן עזר יכלול, בין השאר, את הסעיפים כדלקמן:
* שם הקרן, (רצוי, שהשם יבטא את מהות הקרן)
* מטרות הקרן
* אמצעים כספיים ומקורות לייסוד הקרן
* מוסדות הקרן ואופן בחירתם, (הנהלה, ועדת ביקורת)
* חברות בקרן, חובות החבר וזכויותיו
* כללים להגשת בקשות לקרן
* תנאי מתן הלוואות מקרן הלוואות, (ראה פירוט להלן)
* אישור מקרים חריגים
* מערכת חשבונות ודיווח כספי
* ביקורת
* זכויות הפורשים מן הקרן
* אופן סגירת הקרן
סימן ד': הנהלת הקרן
חברי הוועד יכולים להיבחר להנהלת הקרן, על-פי התקנון, בתנאי שמספרם לא יעלה על שליש מחברי הנהלת הקרן.
סימן ה': דיווח כספי
לכל קרן יש לנהל מערכת חשבונות נפרדת. בתום כל שנה יש להציג דוח כספי, שיכלול מאזן, (טופס 22), דוח הכנסות והוצאות, (טופס 23), דוח תנועת קרן חיסכון, (טופס 24), ודוח תנועה בחשבון ההלוואות, (טופס 25). המאזן ייחתם בידי יושב ראש הנהלת הקרן ומנהל החשבונות של הקרן. הדוחות יובאו לידיעת ציבור החברים בקרן. (ראה להלן דוגמאות לדוחות השונים).
סימן ו': חשבון בנק של הקרן ובעלי זכות חתימה
את הפעילות הכספית של הקרן יש לנהל בחשבון בנק נפרד באופן שתהיה הפרדה ברורה ומוחלטת בין כספי הקרן לבין כספי הוועד.
הנהלת הקרן תקבע את בעלי זכות החתימה על הוראות תשלום ואת בעלי זכות החתימה על המחאות. הודעה בכתב על כך תועבר לבנק ולמרחב/לאיגוד המקצועי.
חתימת שני בעלי זכות חתימה, בצירוף חותמת הקרן, מחייבת את הקרן בפעולותיה הכספיות.
סימן ז': כללים לשימוש בקרן
הקרן תנוהל על-פי מטרותיה, המוגדרות בתקנון, ועל-פי מדיניותה.
הכנסת תקבולים לקרן והוצאת כספים ממנה ייעשו אך ורק בהתאם למטרות הקרן, לתקנון שלה ולמדיניות, שנקבעה ואושרה כדין.
סימן ח': קרן הלוואות
בקרן, שעיקר מטרתה מתן הלוואות, יש לקבוע קריטריונים למתן הלוואה ולתדירות מתן ההלוואות לעמיתים העובדים, החברים בה. יש לקבוע את תנאי החזר ההלוואה: תקופת הפירעון, מספר התשלומים, הביטחונות (הערובות ) והריבית.
יש לקבוע פורום, שידון בבקשות הלוואה רגילות, ופורום שיאשר שינויים וחריגים בתנאי ההלוואות לפי אמות-מידה ידועות, שייקבעו מראש בכתב, ללא אפליה בין עמית לעמית.
סימן ט': ביקורת פעולות הקרן
ועדת הביקורת של הוועד תבקר גם את פעולות קרן העזר והתאמתן לתקנון ועדי עובדים ולתקנון הקרן. אין באמור כדי לגרוע מסמכויות המחלקה לבקרה והמבקר הפנימי להסתדרות, כאמור בחוקת ההסתדרות, בתקנון ועדי עובדים ובמדריך.
קרן העזר תהיה נתונה לפיקוח ובקרה, כאמור בתקנון ובמדריך, ואין בדרך ההתאגדות של הקופה או הקרן כדי לגרוע מסמכויות אלה, לרבות אם הוקמה כקופה/קרן/אגודה/עמותה וכיוצא בזה.
סימן י': הנחיות לרישום ולדיווח כספי של קרן עזר
הרשומות החשבונאיות בספרי קרן העזר ייערכו בצורה, שתאפשר הכנת מאזן של הקרן, לרבות נכסים והתחייבויות, וכן דוח הכנסות והוצאות על פעילותה הכספית של הקרן ודוח על תנועת ההלוואות לתקופה נתונה.
סימן יא': דוחות כספיים
הדיווחים הכספיים השנתיים יכללו את הדוחות הבאים:
* מאזן לקרן עזר, (טופס 22)
* דוח הכנסות והוצאות לקרן עזר, (טופס 23)
* התנועה בקרן חיסכון, (טופס 24)
* התנועה בחשבון הלוואות, (טופס 25)
סימן יב': טפסים
מערכת החשבונות תכלול כרטסת עזר כמפורט להלן:
* כרטיס הלוואה לעובד, (טופס 10)
* רשימת העובדים החייבים בגין הלוואות, (טופס 11)
* כרטיס תנועת הלוואות, (טופס 12)
