סימן א': תפקידים, אחריות ודיווח
ועדת הכספים והגזבר מופקדים על הניהול השוטף של כספי הוועד, בהתאם לתקציב ולמדיניות, שאישר הוועד ועליהם לפעול על-פי ובכפוף לאמור בתקנון ובמדריך ותחול עליהם אחריות על-פי כל דין, וכאמור בפרק 7 לתקנון. פעולתם במסגרת זו, על-פי הכללים וההנחיות, המובאים להלן, תתרום לניהול כספים יעיל, חסכוני, מִנהל תקין, העדר ניגוד עניינים ולטוהר מידות.
סימן ב': הפרדת תפקידים
יש להקפיד על הפרדה בין תפקידי יושב ראש הוועד, הגזבר ומנהל החשבונות.
סימן ג': הגדרת תפקידים והאחריות של הגזבר
הגזבר אחראי אישית לניהול תקין של כספי הוועד ולקיום הוראות התקנון והנהלים הכספיים, המובאים בזה. כן אחראי הגזבר להפעלתה של ועדת הכספים ולביצוע תפקידיה. מבלי לגרוע מכלל הוראות התקנון בעניין אחריות חברי הוועד, כל חבר בוועדת הכספים נושא באחריות לפעולות הוועדה ולמילוי תפקידיה, בהתאם לתקנון, להוראות המדריך ולכל דין.
הגזבר אחראי לכך, שלא יוצאו כספים בחריגה, כגון, משיכת יתר מחשבון הבנק.
הגזבר יכהן בתפקיד יושב ראש ועדת הכספים ותפקידו לנווט את פעילות ועדת הכספים בכל הקשור לענייני הכספים של הוועד, הכנת הצעת תקציב והקפדה על ביצועו של התקציב כפי שאושר, ביצוע החלטות על הוצאות שונות מתוכננות, (הכלולות בתקציב), מניעת חריגות ופיקוח ובקרה על משק הכספים של הוועד.
גזבר לא יכהן יותר משתי תקופות כהונה רצופות.
גזבר הוועד ידווח לוועד העובדים באופן שוטף בכל ישיבת ועד על הפעולות וההחלטות, שקיבלה ועדת הכספים בענייני כספים. כן ימסור הגזבר לוועד העתקי פרוטוקולים של ישיבות ועדת הכספים.
בהתאם לנדרש בתקנון, ועל-פי הצורך, ימסור הגזבר לוועד דוחות כספיים תקופתיים, בכתב, אחת לשלושה חודשים, על הפעולות הכספיות של הוועד ונתוני השוואת הדוחות לתקציב, בתוספת הערות והסברים.
סימן ד': הנהלת החשבונות
הוועד ימנה חבר ועד, שינהל את חשבונות קופת כספי הוועד הוועד. הוועד רשאי להעסיק מנהל חשבונות חיצוני בשכר.
מנהל החשבונות יעסוק ברישום הפעולות הכספיות בספר הקופה, בהתאמות בנקים וחשבונות חובה וזכות (חו"ז), בתיוק ושמירת מסמכים ויעזור לגזבר בהכנת דוחות כספיים תקופתיים.
סימן ה': נוהל עבודת ועדת כספים
מטרת הנוהל להתוות קווים מנחים לעבודת ועדת הכספים, כאמור בתקנון, פרק 8, סעיף 6.
1. בחירת ועדת כספים וגזבר
בתקנון, בפרק 8 סעיף 6, נקבע, שבמקום עבודה, שיש בו 100 עובדים ומעלה, יבחר הוועד, מקרב חבריו, בוועדת כספים.
הוועדה תיבחר בידי מליאת הוועד והיא תמנה שלושה חברים לפחות, ובכל מקרה יהיה מספרם בלתי זוגי. גזבר הוועד יכהן בתפקיד יושב ראש הוועדה. שני חברים אחרים ימונו מקרב חברי הוועד.
בהעדר יושב ראש ועדת הכספים, ימלא את מקומו חבר ועד אחר, בעל כישורים מתאימים, שייבחר ברוב של חברי הוועד.
במקומות עבודה, שיש להם נציגות ארצית או שבחרו מועצת עובדים, תיבחר ועדת הכספים בידי מועצת העובדים, מבין חברי המועצה.
בוועד, המייצג פחות מ-100 עובדים, ובוועד, שמספר חבריו אינו עולה על שלושה, הוועד ישמש ועדת כספים והוא יבחר גזבר מבין חבריו, (בכפוף לכלל בדבר הפרדת תפקידים).
2. תפקידי ועדת כספים
ואלה תפקידיה העיקריים של ועדת כספים:
* להכין הצעת תקציב שנתי ולהביאה לאישור מליאת הוועד
* לקיים בקרה ופיקוח תקציבי, באמצעות בדיקת דוחות ביצוע, המשווים את ההכנסות וההוצאות של הוועד למעשה לעומת התקציב המתוכנן
* לדון בבקשות להוצאות חריגות ולהביאן לאישור מליאת הוועד
* להגיש דין וחשבון כספי, בכתב, לוועד העובדים, אחת לשלושה חודשים. וכן יוגש דוח כספי שנתי, לא יאוחר מ-90 יום מתום שנת הכספים
* ליזום דיון במליאת הוועד, שבו ייקבעו בעלי זכות החתימה בהתאם לנוהל פתיחת חשבון בנק, על-פי הוראות התקנון, (פרק 8, סימן א', סעיף 5) המדריך,(פרק שישי להלן). דיון כאמור יש לקיים בתוך 48 שעות ממועד אישור הבחירות לוועד החדש ובכל עת, שמוחלף בעל זכות חתימה
* לדון בבקשת הוועד לבצע שינויים בתקציב המאושר
* לדון בגירעון בכספי הוועד, אם נוצר, ולהציע מקורות לכיסויו
* לדון בעודפי כספים, אם נצברו, ולהציע למה לייעדם אותם
3. התכנסות ודיווח
ועדת הכספים תתכנס, לפי הצורך, למטרות אלה:
* עריכת התקציב השנתי ואישורו בוועדה, (לפני הבאתו לאישור מליאת הוועד), לקראת תחילת שנת הכספים; דיון בבקשות לשינויים בתקציב, במהלך שנת התקציב
* מעקב ובקרה אחר ביצוע התקציב
* דיון בחריגים וסטיות מהתקציב, בהתאם להוראות לעניין אישור שינויים בתקציב, כאמור במדריך
* דיון בדוחות תלת-חודשיים ושנתיים, שמכין הגזבר
* מסירת דוח כספי לוועד, אחת לשלושה חודשים
* דיון בנושאים כספיים אחרים, ככל הנדרש
4. פרוטוקולים
ועדת כספים תנהל פרוטוקולים, אשר ישקפו את הנושאים שנדונו בישיבותיה ויפרטו את ההחלטות שהתקבלו. ספר הפרוטוקולים של הוועדה ינוהל לפי הכללים לרישום פרוטוקולים, כפי שנקבעו בתקנון ובמדריך בפרק הראשון לעיל.
