סימן א': כללי
נוהל זה בא לקבוע כללים לפתיחת חשבון בנק של הוועד וסגירתו; להסדיר מינוי בעלי זכות החתימה והחלפתם; השימוש בהמחאות לתשלום הוצאות הוועד; מבנה פנקס ההמחאות ואופן ניהולו.
כל הוצאת כספים מחשבונות הבנק של הוועד תיעשה אך ורק באמצעות המחאות. אסור למשוך מזומנים.
התשלומים באמצעות המחאות יבוצעו בהסתמך על שוברי הוצאה, מאושרים בידי שני חברי ועד, שהוסמכו לכך על-ידי הוועד.
סימן ב': פתיחת חשבון בנק וסגירתו
הפעילות הכספית השוטפת של הוועד תנוהל בחשבון עו"ש בבנק. פעילות כספית נוספת, כגון קרן עזר להלוואות, תנוהל בחשבון בנק נפרד.
פתיחת חשבון וסגירתו תיעשה אך ורק באישור ההסתדרות במרחב, שבתחום שיפוטו פועל הוועד.
פתיחת חשבון בנק של ועד ארצי וסגירתו תיעשה באישור האיגוד המקצועי, שבמסגרתו פועל הוועד, אלא אם נאמר אחרת בתקנון מיוחד, כהגדרתו בתקנון ועדי עובדים.
חשבון הבנק יהיה על שם ועד העובדים.
סימן ג': בעלי זכות חתימה
בישיבה הראשונה, שלאחר בחירת ועד, יקבע הוועד החדש, מבין חבריו, את בעלי זכות החתימה על המחאות. הודעה על בעלי זכות החתימה מטעם הוועד החדש וביטול זכות החתימה של חברי הוועד היוצא תועבר לאישור ההסתדרות במרחב/האיגוד המקצועי/ האגף לאיגוד מקצועי, הכל לפי העניין ולאחר מכן תועבר לבנק.
מספר בעלי זכות החתימה לא יפחת משלושה.
סדרי החתימה על מסמכים יהיו כדלהלן:
* על כל המחאה יחתמו שני בעלי זכות חתימה, בצירוף חותמת הוועד
* הגזבר ושני חברים נוספים בוועדת הכספים יהיו בעלי זכות חתימה
* חתימתו של הגזבר על כל המחאה תהיה הראשונה משתי החתימות הדרושות
* נעדר הגזבר מפאת מילואים, מחלה או חופשה מעל שבוע, יחליט הוועד מי מחברי הוועד ימלא את מקומו כבעל חתימה ראשונה מחייבת וירשום החלטתו בפרוטוקול ויציין את הסיבה להיעדרו
* חתימה של בעל זכות חתימה תיעשה לאחר בדיקת קיומה של יתרת זכות מספקת בחשבון. הגזבר אחראי לכך, שלא יוצאו כספים בחריגה, כגון, משיכת יתר מחשבון הבנק
סימן ד': החלפת בעלי זכות חתימה
כאשר מתעורר צורך להחליף בעלי זכות חתימה, עקב חילופי חברי הוועד, יש לקבל על כך את אישור ההסתדרות במרחב/האיגוד המקצועי/האגף לאיגוד מקצועי, הכל לפי העניין, ולהודיע על ההחלפה במכתב רשום לבנק בציון שם בעל זכות החתימה החדש ושם בעל הזכות שבוטלה.
הוחלף הוועד כולו, ישלח הוועד היוצא מכתב לבנק ובו הודעה על הפסקת פעילותו, באישור ההסתדרות במרחב. לא עשה כן הוועד היוצא, תינתן ההודעה בידי ההסתדרות במרחב/ האיגוד המקצועי/האגף לאיגוד מקצועי, הכל לפי העניין.
לכל פעולה במסגרת חילופים/שינויים כאמור יירשם פרוטוקול וייחתם בידי יושב-ראש הוועד והגזבר.
על הוועד החדש להודיע לבנק על בעלי זכות החתימה החדשים.
העתקי הפרוטוקולים והמכתבים, הנוגעים לבעלי זכות החתימה, יימסרו להסתדרות במרחב/האיגוד המקצועי/האגף לאיגוד מקצועי, הכל לפי העניין.
סימן ה': מבנה פנקס המחאות ואופן ניהולו
מבנה פנקס המחאות ואופן ניהולו יהיו כדלקמן:
* פנקס ההמחאות של הוועד יכלול מקור והעתק, אשר ישמש אמצעי רישום ובקרה
* בספח ההמחאה ובהעתק שלה יצוינו פרטים מלאים, הנוגעים לתשלום ולמהותו
* ההמחאות יהיו משורטטות, (קרוס), "למוטב בלבד"
* הוועד יזמין מראש כמות של פנקסי המחאות, שיצוין עליהם שם הוועד ומענו. הגזבר הוא האחראי על החזקת מלאי פנקסי ההמחאות ועל שמירתם במקום נעול, (לרבות פנקסי המחאות רזרביים, ופנקסי המחאות משומשות).
* אין להוציא המחאה, שאינה משורטטת. חל איסור מוחלט לחתום על המחאות מראש, (בלנקו, המחאות ריקות)
* יש לשמור המחאות מקור שבוטלו, בצמוד להעתק שלהן ולסמן על המקור "מבוטל"
* יש להקפיד על שימוש בהמחאות על-פי מספרן הסידורי ברצף.
