סימן א': נוהל העברת קופת הוועד היוצא וקרן העזר לידי הוועד החדש
נוהל זה בא להסדיר ולפרט את הפעולות להעברת קופת הוועד וקרן העזר.
על הוועד היוצא להעביר לידי הוועד החדש, באופן מסודר, את קופת הוועד ואת כל החומר, הקשור לקופת הוועד ולמצב הכספי של הוועד בתוך שלושה ימי עסקים מיום אישור בחירתו. ההעברה תיעשה על-פי "פרוטוקול העברת קופת הוועד", (טופס 26). אחריותו של הוועד החדש בעניינים האמורים תחל מן השעה, שבה ייחתם הפרוטוקול הנ"ל.
העברת קרן העזר של הוועד היוצא לוועד הנבחר/הנכנס תיעשה אף היא על-פי נוהל זה, בשינויים המחויבים על-פי העניין.
נוהל זה יחול גם בכל מקרה של הפסקת כהונת הוועד, מכל סיבה שהיא, לרבות איחוד או פיצול ועדים. לרבות שינוי בתפקידי יו"ר וגזבר
ההחלטה על איחוד או פיצול והשינויים, המתחייבים מכך, תתקבל בישיבת הוועד/וועדים ותתועד בפרוטוקול. בפרוטוקול יצוין, בין היתר, המפתח או הקריטריונים, שנקבעו לעניין חלוקת/ייחוד כספי הוועד היוצא.
סימן ב': העברת תיק גזברות הוועד
* תיק הגזברות של הוועד היוצא יימסר ליושב ראש הוועד החדש ולגזבר הוועד החדש. ההעברה תיעשה בנוכחות מנהל החשבונות של הוועד היוצא ומחזיק התיק באיגוד המקצועי במרחב או באגף לאיגוד מקצועי
* בטופס "פרוטוקול העברת קופת הוועד", (טופס 26), יש לציין את כל התיקים והמסמכים המועברים וכן את יתרת הקופה, הרשומה בספרים בתאריך ההעברה, וזאת לאחר שנערכה ספירה בפועל של הכספים בקופה, כמפורט להלן
סימן ג': ספר קופה - העברת מזומנים
יש לפרט את יתרת המזומנים בקופה ובחשבון הבנק ליום ההעברה. יש לבקש מהבנק אישורים על היתרות בחשבונות הוועד, (עו"ש, פק"מ, פצ"מ, פר"י, ניירות ערך וכדומה ), נכון ליום ההעברה.
יש לעשות התאמה בין היתרה בחשבון הבנק, לפי ספר הקופה, לבין היתרה, לפי דפי חשבון הבנק.
סימן ד': זכויות חתימה
יש להסדיר בבנק את החלפת בעלי זכות החתימה בהודעה בכתב על ביטול זכות החתימה של חברי הוועד היוצא ועל בעלי זכות החתימה החדשים, בצירוף "פרוטוקול העברת קופת הוועד". (ראה פרק ו', לעיל). כן יש לשלוח העתק מההודעה לבנק ליו"ר ההסתדרות במרחב או ליו"ר האיגוד המקצועי, הנוגע בדבר.
סימן ה': פנקסים
יש לרשום ולפרט את פנקסי ההמחאות ופנקסי הקבלות, (שוברי הכנסה) ושוברי ההוצאות, המועברים מן הוועד היוצא לוועד החדש.
סימן ו': תיעוד
יש להעביר לוועד החדש את האסמכתות השונות: קבלות, חשבוניות, תדפיסי בנק ומסמכים אחרים, ששימשו אסמכתות לרישום בספר הקופה וכן את האסמכתות, שטרם נרשמו.
סימן ז': התחייבויות, נכסים לא רשומים
* חובת הוועד היוצא לדווח בפרוטרוט לוועד החדש אם קיימות התחייבויות כלפי אנשים/גופים מסוימים ואם יש אנשים/גופים, החייבים לוועד כספים, מוצרים או שירותים, (כגון: המעסיק; עובדים בעבור הלוואות; וספקי שירותים)
* חובת הוועד היוצא לדווח בפרוטרוט לוועד החדש אם ברשות הוועד היוצא נכסים, רשומים או שטרם נרשמו, כגון : מלאי טובין כולל עודפי שי או רכוש קבוע, (מטלטלין או נדל"ן)
* יש לרשום את הנתונים, הנוגעים לנושאים אלה, בסעיף "שונות" ולהחתים על כך את חברי הוועד היוצא
סימן ח': דיווח כספי
הוועד היוצא יערוך דוח כספי ויעבירו לידי הוועד הנכנס. הדוח יכלול מאזן ודוח הכנסות והוצאות, שישקפו נאמנה את המצב הכספי של הוועד ליום ההעברה ואת תנועת הכספים מתחילת השנה.
סימן ט': דיווח על ביצוע ההעברה
את "פרוטוקול העברת קופת הוועד", (טופס 26), יש למלא ולחתום במקור ובשלושה העתקים: המקור - יתויק בתיק הוועד; העתק ראשון - יימסר למזכיר האיגוד המקצועי או להסתדרות במרחב/האיגוד המקצועי/האגף לאיגוד מקצועי, הכל לפי העניין; העתק שני - יועבר ליו"ר הוועד היוצא; העתק שלישי - יועבר למחלקה לבקרה.
