סימן א': נוהל העברת קופת הוועד היוצא וקרן העזר לידי הוועד החדש
נוהל זה בא להסדיר ולפרט את הפעולות להעברת קופת הוועד וקרן העזר.
על הוועד היוצא להעביר לידי הוועד החדש, באופן מסודר, את קופת הוועד ואת כל החומר, הקשור לקופת הוועד ולמצב הכספי של הוועד בתוך שלושה ימי עסקים מיום אישור בחירתו. ההעברה תיעשה על-פי "פרוטוקול העברת קופת הוועד". אחריותו של הוועד החדש בעניינים האמורים תחל מן השעה, שבה ייחתם הפרוטוקול הנ"ל.
העברת קרן העזר של הוועד היוצא לוועד הנבחר/הנכנס תיעשה אף היא על-פי נוהל זה, בשינויים המחויבים על-פי העניין.
נוהל זה יחול גם בכל מקרה של הפסקת כהונת הוועד, מכל סיבה שהיא, לרבות איחוד או פיצול ועדים, לרבות שינוי בתפקידי יו"ר וגזבר.
ההחלטה על איחוד או פיצול והשינויים, המתחייבים מכך, תתקבל בישיבת הוועד ותתועד בפרוטוקול, בו יצוין, בין היתר, המפתח או הקריטריונים, שנקבעו לעניין חלוקת כספי הוועד היוצא.
סימן ב': העברת תיק גזברות הוועד
סימן ג': ספר קופה - העברת מזומנים
יש לפרט את יתרת המזומנים בקופה ובחשבון הבנק ליום ההעברה. יש לבקש מהבנק אישורים על היתרות בחשבונות הוועד, (עו"ש, פק"מ, פצ"מ, פר"י, ניירות ערך וכדומה), נכון ליום ההעברה.
יש לעשות התאמה בין היתרה בחשבון הבנק, לפי ספר הקופה, לבין היתרה, לפי דפי חשבון הבנק.
סימן ד': זכויות חתימה
יש להסדיר בבנק את החלפת בעלי זכות החתימה בהודעה בכתב על ביטול זכות החתימה של חברי הוועד היוצא ועל בעלי זכות החתימה החדשים, בצירוף "פרוטוקול העברת קופת הוועד". (ראה פרק ו', לעיל). כן יש לשלוח העתק מההודעה לבנק ליו"ר ההסתדרות במרחב או ליו"ר האיגוד המקצועי, הנוגע בדבר.
סימן ה': פנקסים
יש לרשום ולפרט את פנקסי ההמחאות ופנקסי הקבלות, (שוברי הכנסה) ושוברי ההוצאות, המועברים מן הוועד היוצא לוועד החדש.
סימן ו': תיעוד
יש להעביר לוועד החדש את האסמכתאות השונות: קבלות, חשבוניות, תדפיסי בנק ומסמכים אחרים, ששימשו אסמכתאות לרישום בספר הקופה וכן את האסמכתאות, שטרם נרשמו.
סימן ז': התחייבויות, נכסים לא רשומים
סימן ח': דיווח כספי
הוועד היוצא יערוך דוח כספי ויעבירו לידי הוועד הנכנס. הדוח יכלול מאזן ודוח הכנסות והוצאות, שישקפו נאמנה את המצב הכספי של הוועד ליום ההעברה ואת תנועת הכספים מתחילת השנה.
סימן ט': דיווח על ביצוע ההעברה
את "פרוטוקול העברת קופת הוועד", יש למלא ולחתום במקור ובשלושה עותקים: המקור - יתויק בתיק הוועד; עותק ראשון - יימסר למזכיר האיגוד המקצועי או להסתדרות במרחב/האיגוד המקצועי/האגף לאיגוד מקצועי, הכל לפי העניין; עותק שני - יועבר ליו"ר הוועד היוצא; עותק שלישי - יועבר למחלקה לבקרה.
