סימן א': כללי
הכספים, שבהם מטפל הוועד, הם כספי ציבור העובדים. התקציב הוא כלי בקרה חיוני לניהול תקין ויעיל של אותם כספים. התקציב הוא מסמך, המפרט מראש, במונחים כספיים, תכנית עבודה לפרק זמן מסוים, בדרך כלל לשנה. המטרה העיקרית בעריכת תקציב היא תכנון פעולותיו הכספיות של הוועד ובקרה שוטפת במהלך שנת הכספים באמצעות השוואת הביצוע לעומת התכנון. באמצעות התקציב, מעקב ובקרה אחר ביצועו ואישור חריגים, מנווטים הגזבר וועדת הכספים את הפעילות המשקית של הוועד.
סימן ב': חובת עריכת תקציב ותהליכי אישורו
על כל ועד לערוך תקציב שנתי מאוזן ומפורט ולפעול במסגרת התקציב.
הצעת התקציב תוכן בידי הגזבר וועדת הכספים. ההצעה תכלול גם את נתוני התקציב והביצוע לשנה קודמת. (ראה לדוגמה טופס 21).
הצעת התקציב תובא תחילה לדיון ולאישור במליאת הוועד, ולאחר אישורה בוועד תובא לאישור האספה הכללית של העובדים. – לא ישים (הערה - האם יש אסיפה כללית של עובדים?)
במקום עבודה ארצי ובמקום עבודה, הנמצא בתחום השיפוט של מספר מרחבים של ההסתדרות, יובא התקציב לאישור מועצת העובדים. במקום עבודה, שש לו תקנון מיוחד, כמשמעותו בתקנון ועדי עובדים, (פרק 5), יובא התקציב לאישור הנציגות המתאימה, לפי הוראות התקנון המיוחד.
סימן ג': קווים מנחים לעריכת תקציב
יעדי התקציב צריכים להיות ריאליים, שאם לא כן נפגמת יעילותו כמכשיר לפיקוח על אופן הביצוע. בוועד עובדים, המקיים פעילויות מסוגים שונים, יש לכלול בתקציב פירוט של סעיפים מוגדרים, באופן, המאפשר זיהוי והערכה של הסטיות בכל אחד מהם. הקפדה על מיון אחיד של הכנסות והוצאות, הן בתקציב והן בביצוע, ועל חלוקה לסעיפים דומים בשניהם, תקל את מלאכת ההשוואה ביניהם. התקציב נותן ביטוי למדיניות הוועד ולתכנית פעולותיו, תוך קביעת סדרי עדיפויות לפי נושאים ויעדים.
כדי לאפשר את השוואת המסגרת התקציבית לביצוע ולהקל על בדיקת התקציב במהלך השנה, רצוי לתכנן את התקציב בחלוקה לתקציבים רבעוניים.
סימן ד': מועד הגשת התקציב
יש להגיש את התקציב לקראת תחילת השנה הקלנדרית, ולא יאוחר מ-30 יום מתחילת השנה. התחיל הוועד את כהונתו באמצע שנה, ייערך תקציב ביניים לתקופה, שמתחילת כהונתו ועד לתום השנה.
סימן ה': עיקרון איזון התקציב
הכלל, שצריך להנחות את הוועד הוא, שיש לתכנן תקציב מאוזן ואין להוציא כספים למטרה, שלא נקבע לה מקור כספי במסגרת אומדן ההכנסות, אלא אם כן אושרה כהוצאה חריגה בידי ועדת הכספים ומליאת הוועד.
אין לתכנן תקציב גירעוני או תקציב עם עודפים בלתי מיועדים.
כדי להבטיח תקציב מאוזן, יש לתכנן תחילה את סך-כל ההכנסות הצפויות להתקבל, על-פי סוגים, ואת ההוצאות, תוך קביעת סדר עדיפויות ופירוט סכומים משוערים לכל הוצאה. תכנון סעיפי ההוצאות ייעשה בהתאמה למועדי קבלת ההכנסות, כדי למנוע התהוות גירעון, ולו זמני, בקופת הוועד. יש לכלול בתקציב פירוט מלא של כל ההכנסות וההוצאות, ללא יוצא מן הכלל.
כדי שתכנון התקציב יהיה מדויק ככל האפשר, רצוי לסכם עם המעסיק, בכתב, את סכומי השתתפותו בהוצאות הוועד ואת מועדי העברת הכספים. הושג עם המעסיק סיכום בעל-פה, ייערך פרוטוקול מפורט אודות תוכנו וייחתם בידי הנוכחים מקרב חברי הוועד. העתקו יימסר למעביד.
סימן ו': אישור שינויים בתקציב
שינוי, שאינו חורג ממסגרת התקציב, כגון העברה מסעיף לסעיף ושינוי בעיתוי, יאושר בוועדת הכספים וידווח למליאת הוועד.
שינוי של מסגרת התקציב, כגון הגדלת סך ההכנסות או ההוצאות, לאחר המלצות ועדת הכספים, וכן החלטה על שינוים בתקציב באמצעות הוספת סעיף תקציב חדש, יובאו לאישור מליאת הוועד, ובמקום עבודה, שנבחרה בו מועצה - לאישור מועצת העובדים.
סימן ז': בקרה תקציבית
לפני התקשרות או הזמנה וכן לפני אישור חשבונית לתשלום, יש לוודא, שהסעיף והסכום של ההוצאה המתוכננת נכלל בתקציב ואין חריגה מההיקף הכספי המתוכנן. לא נכלל הסעיף בתקציב יש לפעול בכל הנוגע לשינויים, על-פי המפורט לעיל, בסעיף אישור שינויים בתקציב.
כאמור, כדי לאפשר את השוואת המסגרת התקציבית ולהקל על בדיקת התקציב במהלך השנה, רצוי לתכנן את התקציב בחלוקה לתקציבים רבעוניים. העלתה הבדיקה חריגה של ממש, תמליץ ועדת הכספים על אופן הטיפול בחריגה, למשל: קיצוץ מהסכום, שטרם נוצל או העברה מסעיף לסעיף. ההמלצה תובא לדיון ולהחלטה במליאת הוועד.
סימן ח': אישור הוצאות
הוצאות, הכלולות בתקציב, ייעשו על סמך הוראת תשלום, החתומה בידי האחראי לנושא ההוצאה ובאישור הגזבר.
על הוצאה כספית, שאינה כלולה בתקציב, יש לקבל אישור מוועדת הכספים ולדווח למליאת הוועד.
סימן ט': מעקב אחר ביצוע התקציב
הגזבר אחראי לכך, שוועדת הכספים תנהל מעקב שוטף אחר ביצוע התקציב. המעקב יתבצע באמצעות עיון בספר הקופה ובהשוואת הביצוע בפועל לעומת התקציב המתוכנן. ההשוואה תיעשה לכל סעיף בנפרד ולמסגרת התקציב בכללותה. הדוחות הכספיים, שמגישה ועדת הכספים, יתייחסו גם לביצוע לעומת התקציב.
נתגלו חריגות מהתקציב, יש לכנס את ועדת הכספים/מליאת הוועד ולהחליט כיצד לטפל בחריגות, בהתאם לאמור לעיל.
הגזבר ידרוש, בתחילת כל חודש, ממנהל החשבונות לערוך התאמת בנק ולהביאה לעיונו.
סימן י': כיסוי גירעון
כאשר נוצר גירעון, על חברי ועדת הכספים להביא לאישור מליאת הוועד הצעות למקורות לכיסוי הגירעון ולאופן הביצוע, ובהכנת התקציב לשנה הבאה יש לתת ביטוי לסכום הגירעון.
סימן יא': ייעוד עודפים
כאשר מסתמנת מגמה של צבירת עודפים, על ועדת הכספים להביא לדיון מליאת הוועד ולאישורו הצעות לקביעת מדיניות לייעוד העודפים.
(ראה להלן טופס 18, המפרט את התפתחות חשבון העודף/הגירעון לשנים האחרונות).
סימן יב': ועדת השקעות
לשם שמירת על ערך כספי הוועד ומניעת שחיקתו, על הוועד להשקיע את הכספים בהשקעות נטולות סיכון, בהסתמך על ייעוץ מקצועי.
בוועד, המייצג פחות מ-100 עובדים, ובוועד, שמספר חבריו אינו עולה על שלושה, הוועד ישמש ועדת השקעות.
בוועד, שמחזיק בחשבונו יתרת זכות של 50,000 ₪ ומעלה, לתקופה שמעל שלושה חודשים, יקים הוועד, מקרב חבריו, ועדת השקעות.
מותרת רכישה ומכירה של ניירות ערך ופיקדונות, נטולי סיכון ואשר נועדו לשמור על ערכם הריאלי של כספי הוועד, כאשר הם מצויים ביתרת זכות. השקעות כאמור מותרות ובלבד, שלפחות 80% מכספי קופת הוועד יהיו נזילים, (דהיינו, יושקעו בפיקדון או השקעה אחרת, אשר ניתנת לשחרור / פדיון בתוך שבעה ימי עבודה) ויעמדו לרשות הוועד.
כל החלטה אודות השקעה תצוין בפרוטוקול, תוך פירוט השיקולים והנימוקים לקבלתה בנסיבות הזמן.
