סימן א': כללי
המדריך שלהלן בא לפרט את הנדרש מהוועד בנושא הניהול הכספי והוא כולל בתוכו הוראות מיוחדות, המסדירות את ניהול הכספים של הוועד וקובעות את תחומי אחריותו של הוועד ואת החובות, המוטלות עליו בניהולם.
התקנון מסמיך את ועד העובדים לקיים קופת ועד למטרות מוגדרות, כגון: מימון פעולות הוועד, מימון פעולות תרבות, חברה וספורט, פעולות עזרה הדדית ושי לעובדים.
יש להשתמש בכספי קופת הוועד אך ורק למטרות, שנקבעו בתקנון ובמדריך. אין לעשות שימוש בקופת הוועד להעברת כספים עבור גוף או גופים אחרים, שאינם למטרות הוועד.
סימן ב': אחריות הוועד
בתחום ניהול הכספים, הוועד אחראי, בין היתר, לנושאים שלהלן:
- ניהול ורישום של כל הפעולות הכספיות בספר הקופה או חשבון קופה באופן ממוחשב בהתאם להנחיות המקצועיות המובאות במדריך זה
- לעריכת דוחות כספיים שנתיים, שישקפו באופן מלא את פעולותיו של הוועד ואת המצב הכספי של קופת הוועד, בהתאם לכללים חשבונאיים מקובלים, והבאתם של הדוחות לידיעת ציבור העובדים
- הכנת תקציב שנתי והבאתו לאישור המוסדות המוסמכים, כמפורט בפרק רביעי להלן, וכן הקפדה על ביצועו, בהתאם למסגרת ולסעיפים שאושרו
- בחירת ממלאי התפקידים והמוסדות, המופקדים על ניהול הכספים, ובראשם גזבר וועדת כספים
- בחירת ועדת ביקורת, בהתאם לאמור בתקנון, פרק 8 סימן א' סעיף 7 ובמדריך, פרק שלישי להלן
- להשתמש בטפסים, שנקבעו במדריך, בהתאם לנושאים, אשר עבורם הם נקבעו.
כל פעולות הוועד, כאמור במדריך זה, כפופות להוראות חוקת ההסתדרות ולתקנון, בהתאם לעניין ולהקשר הדברים.
סימן ג': סדרי רישום פרוטוקולים
על הוועד לנהל ולערוך ספר פרוטוקולים מדיוניו ולוודא, שכל החלטה תירשם בפרוטוקול. הדברים אמורים גם באשר לדיוני הוועדות, שמקים הוועד, והתכנסות האספה הכללית של העובדים.
ספר הפרוטוקולים ינוהל לפי הכללים לרישום פרוטוקולים, כפי שנקבעו בתקנון, פרק 4, סימן ד' סעיף 6 ועל-פי ההנחיות להלן:
- לפרט בפרוטוקול את שמות הנוכחים
- להפריד ברישום הנוכחות בין חברים למוזמנים
- לפרט את שמות החברים שנעדרו
- לציין את סעיפי סדר היום
- לספרר את הסעיפים בגוף הפרוטוקול בהתאמה לסדר היום, שבמכתב הזימון לישיבה
- לציין אם לא היה מניין חוקי
- לציין חילופי גברי בהרכב הגוף המתכנס, (האספה הכללית, הוועד, ועדות)
- מבנה מומלץ לסעיף בפרוטוקול: הצגת הנושא, דיון והחלטה
- אם נערכה הצבעה, יירשמו תוצאותיה
- לרשום ערעורים או הסתייגויות, אם היו כאלה
- כל החלטה בעניינים כספיים תירשם בפרוטוקול והתיעוד הנוגע לה יצורף לפרוטוקול
- לתת מספר סידורי שנתי רץ לפרוטוקולים, לכל מוסד מתכנס ספרור נפרד
- להדפיס את הפרוטוקול בסמוך למועד הישיבה ולציין את תאריך ההדפסה
- להפיץ את הפרוטוקול לחברי הגוף שהתכנס
- לאשרר את הפרוטוקול בישיבה הבאה ולציין את האשרור בסעיף הראשון בפרוטוקול
- לקיים מעקב אחר ביצוע ההחלטות שנתקבלו
- לדווח לגוף המתכנס על ביצוע ההחלטות ולציין בפרוטוקול
- לחלק למשתתפים בישיבה חומר רקע, ככל שיש, על-פי העניין הנדון, שעותק ממנו יישמר בצמוד למכתב הזימון לישיבה
- יו"ר הגוף המתכנס יחתום על הפרוטוקול. בנוסף לחתימתו, יחתמו כל חברי הוועד הנוכחים בדיון
סימן ד': אצילת סמכויות
הוועד רשאי לאצול מסמכויותיו, בכל הנוגע לניהול העניינים הכספיים, לגזבר ולוועדת הכספים, והם אחראים ומוסמכים לבצע את תפקידם, על-פי הוראות התקנון והנהלים המפורטים במדריך, ובהתאם למדיניות הוועד.
סימן ה': בקרה וביקורת
פעולות הוועד, ובכלל זה קרנות העזר של הוועד, יהיו נתונות לבקרה של המחלקה לבקרה ולהדרכת ועדי עובדים ושל המבקר הפנימי להסתדרות. חל איסור על עריכת ביקורת של גורם חיצוני אחר, (למעט הכנת הדוחות הכספיים בידי רואה חשבון חיצוני), אלא אם כן אישר זאת יו"ר האגף לאיגוד מקצועי.
