סימן א': כללי
נוהל זה בא לקבוע עקרונות והנחיות, שעל-פיהן יפעלו ועדי העובדים, בכל הנוגע לרכישת מוצרים ושירותים - לרבות אירועים - בכספי ציבור העובדים, שהם נאמניו. יש להקפיד על טוהר המידות, על סדרי מִנהל תקין ועל קיום הדין, האוסר על ניגוד עניינים ועל הימצאות, ולו לכאורה, במצב של ניגוד עניינים.
סימן ב': הגדרות
ספק: יצרן, סוחר, יבואן ומוכר מוצרים או נותן שירותים כדין.
ועדה: בפרק זה, פירושה ועדה בת שלושה חברים לפחות, שבחר ועד העובדים, מקרב חבריו, לשם ביצוע נוהל זה, שאליה יצורף עובד נוסף, שאיננו חבר בוועד, ושהוא, לדעת הוועד, בעל כישורים נאותים להשתתף במשא ומתן עם יצרנים.
סימן ג': מסגרת הרכישה
ועד עובדים יטפל ברכישת מוצרים או שירותים מאת ספק במסגרת רכישת שי לחגים או במסגרת ביצוע פעולות רווחה בעבור כלל העובדים במקום העבודה בלבד ולא לשום מטרה אחרת, השונה מן האמור לעיל, למעט רכישת ציוד משרדי.
סימן ד': הקמת ועדת רכישות והרכבה
הטיפול ברכישת מוצרים או שירותים מספק ייעשה בידי ועדה כהגדרתה לעיל.
בשום מקרה אסור, שיתקיים, במישרין או בעקיפין, מצב של ניגוד עניינים של חברי הוועדה, בהליך ההתקשרות עם ספק. האחריות להודעה על מצב של ניגוד עניינים מוטלת על חבר הוועדה, הנוגע בדבר.
לדוגמה: לא ישותף בצוות המשא ומתן מי, שבמסגרת תפקידו במקום העבודה או באופן אחר, יש לו, במישרין או בעקיפין, עניין בעסקה עם היצרן או אם הוא קרוב משפחה של הספק. בנסיבות אלו, יצרף ועד העובדים במקומו עובד אחר, מקרב חברי הוועד או עובד נוסף, שאינו חבר ועד.
סימן ה': ניהול משא ומתן
ועד המתכנן רכישת שי לחגים, רכישת מוצרים עבור שי לעובדים לחגים או רכישת שירותים כגון: ארגון אירועים, טיולים או נופש בארץ, המיועדים לכלל ציבור העובדים או לקבוצת עובדים, (כגון אימהות עובדות), יעביר אל ספקים, כהגדרתם לעיל, טופסי בקשה לקבלת הצעת מחיר בכתב.
בכל מקרה, חובה לקבל שלוש הצעות מחיר, לפחות.
הוועד יקבע מועד סופי לקבלת הצעות המחיר ויהיה רשאי להאריך את המועד, בהתאם לנסיבות ובכפוף להחלטתו המנומקת, בכתב.
החלטת הוועדה, בתום המשא והמתן וסיכומו, תהיה בגדר המלצה לוועד העובדים, ויש להביא זאת לידיעת כל ספק, המשתתף במשא ומתן.
דיוני הוועדה והחלטותיה יתועדו בפרוטוקול, על-פי המפורט בפרק הראשון לעיל.
לאחר קבלת ההחלטה על בחירת הספק או נותן השירות, יש לחתום על הסכם מפורט בין הצדדים, שיעגן את חובות וזכויות הצדדים.
סימן ו': בחירת היצרן
השיקולים בבחירת היצרן יכללו, בין השאר:
בכל מקרה, המלצת הוועדה תפרט בכתב את השיקולים ואת הנימוקים לבחירת הספק וההחלטה תירשם בפרוטוקול.
יש להקפיד לקבל מאת היצרן מסמך, המפרט את נתוני ההזמנה, כפי שסוכמו במשא ומתן, אשר יכלול את הפרטים והתנאים העיקריים של העסקה, וביניהם לפחות:
סימן ז': ביטוח פעולות שמארגן הוועד
בכל פעולה, שמארגן הוועד או, שהוועד שותף לה, ישנה חובה להבטיח קיומה של פוליסת ביטוח, אשר תכסה כל נזק, העלול להיגרם כתוצאה מפעילות זו ושעלול לחול על הוועד או כל אורגן של ההסתדרות.
סימן ח': אישור מליאת הוועד
ההחלטה הסופית בדבר בחירת היצרן תתקבל במליאת הוועד, לאחר דיון בהמלצת הוועדה, ותירשם בספר הפרוטוקולים של הוועד, תוך פירוט השיקולים והנימוקים לבחירת היצרן כאמור.
סימן ט': הזמנה
כל רכישה של טובין או שירותים תיעשה באמצעות הזמנה, חתומה בידי הגזבר. ניתן להשתמש בפנקס הזמנות.
הזמנה תיערך במקור והעתק. המקור יימסר לספק וההעתק יישאר בוועד למעקב.
סימן י': הנחות והטבות
אם העניק ספק הנחות או הטבות כלשהן, בעקבות קנייה מרוכזת של טובין או רכישת שירות מרוכז או הפעלת זכות אופציה, יש לפרט בכתב את מהות ההנחה/ההטבה ונתוניה, ולהביאה לידיעת מליאת הוועד. הוועד יחלק את ההנחה/ההטבה האמורה באופן שוויוני לכלל העובדים באחת הדרכים כדלהלן:
חל איסור חמור על חבר הוועדה או הוועד ליהנות מיתרון כלשהו, ישיר או עקיף, בהנאה מהנחה/הטבה כאמור.
סימן יא': קבלת הטובין
עם קבלת הטובין מהספק, על המזמין/מקבל הטובין לבדוק ולוודא, שישנה התאמה בין הטובין שהתקבלו לבין ההזמנה ותעודת המשלוח וחשבונית הספק, מבחינת הכמות, האיכות והמחיר ולאשר בחתימתו על המסמך של הספק, שיועבר לגזבר/להנהלת החשבונות, לבדיקה נוספת של האסמכתאות ורישומן.
סימן יב': רישום
ועד עובדים ינהל רישום מדויק של כמות הטובין או השירותים שנרכשו, והעובד, המקבל את המתנה/המוצר/השירות, יחתום אישית על קבלתם. חתימתו תשמש ראיה לקבלה.
הוועד ינהל רישום כמותי של מלאי המוצרים, הטובין או הכרטיסים, שנתקבלו וחולקו ושל עודפים שנותרו, (במידת הצורך).
סימן יג': דוח מסכם
בגמר פעולת הרכישה של המוצר או השירות יערוך הוועד דין וחשבון מסכם בכתב.
סימן יד': ספירת ציוד
מדי שנה, ביום האחרון של חודש דצמבר, תיערך "ספירה בעין" של המלאי והמצאי של הוועד. הוועד ימנה צוות ספירה, בן שני חברים לפחות, שלפחות אחד מהם אינו נוגע לטיפול ברכש או ברישום בהנהלת החשבונות.
הספירה תיערך בהשוואה לרישומים על המלאי והמצאי של הנהלת החשבונות. הצוות ידווח, בכתב, אם מצא פריטים, שאינם רשומים או חוסר בפריטים רשומים. על-פי תוצאות הספירה יבוצע עדכון של הרישומים. הוועד יחליט באיזה צעדים לנקוט במקרה של פריטים חסרים.
על ועדת הביקורת לערוך, במהלך השנה, בדיקות פתע של שלמות המלאי והמצאי, באופן מדגמי או מלא.
סימן טו: אחריות אישית
בכל עניין, הנוגע לרכישת טובין ושירותים מכל סוג שהוא, מוטלת על חברי הוועד חובה מיוחדת לנהוג בתום לב, תוך הקפדה על טוהר המידות וכללי מנהל תקין, ותוך נקיטת אמצעי הזהירות למניעת נזקים, כתוצאה מפעילות זו.
