סימן א': עריכת דוחות כספיים תקופתיים ושנתיים
הגזבר אחראי לעריכת דוחות כספיים שנתיים, והגשתם לוועד העובדים.
הדוחות הכספיים יכללו מאזן, דוח הכנסות והוצאות, הכולל השוואת הביצוע לעומת התקציב, הערות והסברים, כמפורט להלן.
הדו"חות צריכים לתת ביטוי נאות לנתונים הכלולים במערכת החשבונאית של הוועד. הטלת הכנת הדו"ח על הגזבר אינה פוטרת את הוועד מאחריותו לתקינות הדו"ח .
יודגש כי על כל ועד להגיש דו"חות כספיים, ללא קשר להיקף המחזור הכספי שלו.
ועד עובדים, שסכום הגבייה השנתי שלו ממסי ועד עולה על סך 500,000 ₪, מוטלת עליו החובה לערוך דוח כספי מאושר בידי רואה חשבון, לפחות פעם אחת בשנה, ולא יאוחר מ-90 יום, מיום אישורם בוועד. בתום תקופת כהונת הוועד, יש להגיש לאספה הכללית של העובדים ולוועד הנבחר את הדוחות הכספיים, באופן מסודר.
הדוחות כספיים יחתמו בידי יושב ראש הוועד וגזבר הוועד.
סימן ב': שנת החשבון
נקבע, ששנת החשבון של הדוחות הכספיים של הוועד תהיה מ-1 בינואר עד 31 בדצמבר, גם אם במהלך התקופה נערכו בחירות לוועד, וזאת כדי להביא לאחידות בדיווחים.
אם התחיל ועד חדש לכהן במהלך שנת הכספים, ייערכו שני דוחות: דוח כספי שנתי, כאמור לעיל, ודוח כספי ליום העברת קופת הוועד, בהתאם לנוהל העברת קופת ועד, כמפורט להלן בפרק ח'.
סימן ג': מאזן
במאזן יינתן ביטוי מלא לכל הנכסים וההתחייבויות.
המאזן ישקף את נכסי הוועד, כגון: פיקדונות, השקעות בניירות ערך, מזומנים בבנק ובקופה קטנה, יתרות חוב של עובדים לוועד, יתרת חוב המעסיק לוועד וכן את האינוונטר ואת הרכוש הקבוע, שבבעלות הוועד או בחזקתו.
המאזן יכלול את כל ההתחייבויות של הוועד לגורמים שונים, את הקרנות, את יתרת העודף או הגירעון של השנה ואת יתרת העודף או הגירעון המצטבר ליום המאזן.
המאזן יכלול טור השוואה משנה קודמת.
המאזן ייחתם בידי יושב ראש הוועד וגזבר הוועד.
סימן ד': דוח הכנסות והוצאות
בדוח הכנסות והוצאות יינתן פירוט מלא של הכנסות הוועד מכל מקור שהוא, כולל תקבולים, שאינם בחזקת הכנסות, כגון תשלומים של העובדים ושל המעסיק למימון פעולות מיוחדות, שהוועד מארגן, כמו טיול או מכירת כרטיסים להצגה, אך אינו נושא בכל ההוצאות הכרוכות בהן.
יש להציג בדוח פירוט מלא של הוצאות הוועד ושל התשלומים ששולמו לגורמים השונים. את התקבולים ואת התשלומים הנוגעים לכל נושא יש להציג בשלמותם בהכנסות ובהוצאות, בלא קיזוז.
דוח הכנסות והוצאות לשנת הכספים יכלול: נתוני הביצוע של השנה לעומת השנה, שקדמה לה; התקציב העדכני המאושר; שיעור הביצוע בפועל, באחוזים, לעומת התקציב המתוכנן.
מובהר, שהכנסות קופת הוועד יהיו מאחד או יותר מהמקורות הבאים:
אין לגבות מהעובדים סכומים נוספים ללא אישור יו"ר האגף לאיגוד מקצועי בהסתדרות – למעט בגין פעולה ייעודית.
סימן ה': סטיות מהתקציב, עודף וגירעון
גזבר הוועד יפקח על ביצוע התקציב ועל סטיות ממנו.
אם נוצרה חריגה של ממש בסכום בפועל לעומת הסכום המתוקצב באחד מסעיפי דוח הכנסות והוצאות, על גזבר הוועד לצרף הסבר בכתב לסיבות לחריגה.
דוח כספי ערוך כנ"ל ישמש כלי בקרה, ולפיו יבחן הוועד ויבדוק באיזה מידה הוא תואם את נתוני התקציב.
