סימן א': עריכת דוחות כספיים תקופתיים ושנתיים
הגזבר אחראי לעריכת דוחות כספיים תקופתיים, (כל שלושה חודשים ובסוף השנה), והגשתם לוועד העובדים.
הדוחות הכספיים יכללו מאזן, דוח הכנסות והוצאות, הכולל השוואת הביצוע לעומת התקציב, הערות והסברים, כמפורט להלן.
ועד עובדים, שסכום הגבייה השנתי ממסי ועד עולה על סך 100,000 ₪ מומלץ 500,000, מוטלת עליו החובה לפרסם דוח כספי מאושר בידי רואה חשבון, לפחות פעם אחת בשנה, ולא יאוחר מ-60 מ-90 יום, מיום אישורם בוועד. בתום תקופת כהונת הוועד, יש להגיש לאספה הכללית של העובדים ולוועד הנבחר את הדוחות הכספיים, באופן מסודר.
סימן ב': שנת החשבון
נקבע, ששנת החשבון של הדוחות הכספיים של ועד תהיה מ-1 בינואר עד 31 בדצמבר, גם אם במהלך התקופה נערכו בחירות לוועד, וזאת כדי להביא לאחידות בדיווחים.
אם התחיל ועד חדש לכהן במהלך שנת הכספים, ייערכו שני דוחות: דוח כספי שנתי, כאמור לעיל, ודוח כספי ליום העברת קופת הוועד, בהתאם לנוהל העברת קופת ועד, כמפורט להלן בפרק ח'.
סימן ג': מאזן
במאזן יינתן ביטוי מלא לכל הנכסים וההתחייבויות, כמפורט בטופס 16. (ראה עמ' ## להלן).
המאזן ישקף את נכסי הוועד, כגון: פיקדונות, השקעות בניירות ערך, מזומנים בבנק ובקופה קטנה, (ראה להלן בפרק #), יתרות חוב של עובדים לוועד, יתרת חוב המעסיק לוועד וכן את האינוונטר ואת הרכוש הקבוע, שבבעלות הוועד או בחזקתו.
המאזן יכלול את כל ההתחייבויות של הוועד לגורמים שונים, את הקרנות, את יתרת העודף או הגירעון של השנה ואת יתרת העודף או הגירעון המצטבר ליום המאזן.
המאזן יכלול טור השוואה משנה קודמת.
המאזן ייחתם בידי יושב ראש הוועד וגזבר הוועד.
סימן ד': דוח הכנסות והוצאות
בדוח הכנסות והוצאות יינתן פירוט מלא של הכנסות הוועד מכל מקור שהוא, כולל תקבולים, שאינם בחזקת הכנסות, כגון תשלומים של העובדים ושל המעסיק למימון פעולות מיוחדות, שהוועד מארגן, כמו טיול או מכירת כרטיסים להצגה, אך אינו נושא בכל ההוצאות הכרוכות בהן.
יש להציג בדוח פירוט מלא של הוצאות הוועד ושל התשלומים ששולמו לגורמים השונים. את התקבולים ואת התשלומים הנוגעים לכל נושא יש להציג בשלמותם בהכנסות ובהוצאות, בלא קיזוז.
דוח הכנסות והוצאות (טופס 17) לשנת הכספים יכלול: נתוני הביצוע של השנה לעומת השנה, שקדמה לה; התקציב העדכני המאושר; שיעור הביצוע בפועל, באחוזים, לעומת התקציב המתוכנן.
מובהר, שכספי הוועד יהיו מאחד או יותר מהמקורות הבאים:
* תשלומים חודשיים, שישלמו העובדים לקופת הוועד, בשיעור 0.4% מהשכר או שיעור אחר, כפי שתקבע ההסתדרות ובכפוף לחוק הגנת השכר תשי"ח-1958. "שכר", לעניין זה, כולל את כל הרכיבים, המובאים בחשבון, בעת תשלום פיצויי פיטורים כחוק.
אין לגבות מהעובדים סכומים נוספים ללא אישור יו"ר האגף לאיגוד מקצועי בהסתדרות – למעט בגין פעולה ייעודית שתאושר על ידי יו"ר האיגוד.
* השתתפות המעסיק במימון פעולות תרבות, חברה, חינוך ספורט וכיוצא בזה
* סכומים, אשר מעביר המעסיק לקופת הוועד, לשם עידוד פעולות רווחה
* הכנסות ממקורות כאמור בתקנון, בפרק 8, סימן א', סעיף 8
סימן ה': סטיות מהתקציב, עודף וגירעון
גזבר הוועד יפקח על ביצוע התקציב ועל סטיות ממנו.
אם נוצרה חריגה של ממש בסכום בפועל לעומת הסכום המתוקצב באחד מסעיפי דוח הכנסות והוצאות, על גזבר הוועד לצרף הסבר בכתב לסיבות לחריגה.
דוח כספי ערוך כנ"ל ישמש כלי בקרה, ולפיו יבחן הוועד ויבדוק באיזה מידה הוא תואם את נתוני התקציב.
סימן ו': התפתחות חשבון העודף / הגירעון – לשקול כי לא נעשה בפועל - כל הפסקה מיותרת
על הוועד לנהל מעקב אחר התפתחות חשבון העודף או הגירעון בשנת התקציב השוטפת ובשנתיים, שקדמו לה. המעקב ייערך על טופס 18 - "התפתחות חשבון העודף/הגירעון" כחלק מהדוח הכספי השנתי. הדוח יכול לשמש את ועדת הכספים לקביעת מדיניות ייעוד העודפים.
סימן ז': טפסים לדיווח כספי שנתי
להלן מובאים טפסים אחידים לדיווח כספי:
טופס 16 - מאזן; טופס 17 - דוח הכנסות והוצאות; טופס 18 - התפתחות חשבון העודף/הגירעון. מומלץ למחוק
