סימן א': הגדרות
מערכת חשבונות ספרי חשבונות ותיעוד, אשר מתפקידו ומחובתו של הוועד לנהלם.
ספר חשבונות פנקסים, אשר מתפקידו ומחובתו של הוועד לנהלם.
ספר פנקס, שבו נרשמות פעולות, לרבות כרטסת או פלט מחשב אלקטרוני מודפס במדפסת.
ספר כרוך ספר, שהוא כרוך, ודפיו מוספרו במספרים עוקבים, לפני התחלת השימוש בו, ובלבד שכאשר נתלש ממנו דף, יישאר בו העתק שלו כרוך, ומספרו זהה למספר הדף שנתלש.
תיעוד תיעוד כולל תיעוד פנימי ותיעוד חוץ.
תיעוד פנימי רישום של פעולה, שנעשה על סמך מסמך, שנערך בידי הוועד או מטעמו ואושר כהלכה.
תיעוד חוץ רישום של פעולה, לפי מסמך, שנערך בידי גורם חיצוני, שנתקבל ואושר כהלכה בידי הוועד.
תקבול כל סכום מזומן, לרבות המחאה או שטר, שהתאריך הנקוב בו מאוחר מתאריך קבלתו, שקיבל הוועד במהלך כהונתו ופעולותיו.
דוח כספי מאזן וחשבון הכנסות והוצאות, לרבות הביאורים והפירוטים, שהם חלק בלתי נפרד מהדוח.
פעולה כל פעולה, המשפיעה על המצאי בקופה ובנכסים ועל תוצאות רישום האירועים הכספיים של הוועד, לרבות רכישות, הלוואות, פעולות תרבות ואחרות, בין לזכות ובין לחובה.
מזומן לרבות המחאה, שקיבל הוועד, שהתאריך הנקוב בה, אינו מאוחר מתאריך קבלתה.
תיק תיעוד חוץ תיק, שבו יישמר תיעוד חוץ, לפי שיטה מקובלת, המאפשרת איתור התיעוד.
רישום שיטתי רישום עקבי של פעולות בספר כרוך או בכרטסת, המשמש חלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות של הוועד.
חייב מי שחייב כספים לוועד.
זכאי מי שהוועד חייב לו כספים.
סימן ב': חובת ניהול מערכת חשבונות
על כל ועד לנהל מערכת חשבונות, שתאפשר רישום עדכני של פעולות הוועד ועריכת דוח כספי שנתי או כל דוח כספי אחר כאמור במדריך.
חשבונות, המנוהלים בידי ועד העובדים, ינוהלו על בסיס מצטבר, (ולא על בסיס מזומן
חלה חובה לשמור את הדוחות ומערכת החשבונות, לרבות כל המסמכים הרלבנטיים, (קבלות, חשבוניות וכיוצא בזה), במשך שבע שנים, בנוסף לשנה השוטפת.
סימן ג': מערכת חשבונות
מערכת החשבונות תכלול ספרי חשבונות, מסמכים ודיווחים, שעל הוועד לדאוג, שיהיו ברשותו כמפורט להלן:
דוגמאות הטפסים מובאות בהמשך הפרק.
ספר קופה יהיה ספר כרוך במסגרת מערכת החשבונות; ספר קופה מפורט (טופס 8), או ספר קופה מקוצר לשימוש במערכת ממוחשבת (טופס 9), בהתאם לנסיבות.
בספר הקופה יירשם כל תקבול וכל תשלום, בציון האסמכתה והתאריך, ובאופן שיאפשר לקבוע את היתרה ולהשוות אותה עם המצאי בפועל בקופה, בכל עת. לכל תקבול בהמחאה יש לצרף פרטים מזהים, כגון מספר ההמחאה, תאריך ושם הבנק, שממנו נמשכה.
ספר הקופה יוחזק במקום, שמוחזקים המזומנים, ובלבד שיותר להוציאו, מעת לעת, לצורך רישום, התאמה ובדיקה. סיכומי התנועות בספר הקופה יירשמו בעט וכן תירשם היתרה בעט, לפחות בסוף כל חודש.
סימן ה' סימן ד': הנהלת חשבונות ממוחשבת
הנהלת חשבונות ממוחשבת תיערך על-פי כללי חשבונאות מקובלים ועל-פי הנחיות המדריך.
בעת ניהול חשבונות ממוחשב, יש להקפיד על הכללים הבאים:
כל כרטיס יכלול פירוט כדלקמן:
* מס' תנועה
* מס' פקודה
* חשבון נגדי
* תאריך אסמכתה
* תאריך ערך
* מס' אסמכתה
* פרטים מלאים
* סכום (חובה / זכות)
* יתרת הכרטיס (תופיע לאחר כל פעולה)
סימן ו': רישומי עזר
התאמות בנק לסוגי החשבונות השונים: עו"ש, ניירות ערך, פיקדונות (ראה לדוגמה טופס 6).
סימן ז': כרטסת
לניירות ערך, (טפסים 3, 4, 5), להלוואות לעובדים מקרן עזר, (טפסים 10, 11, 12), לחו"ז עובדים, לחשבונות חייבים וזכאים (גורמי חוץ), לקרן עזר ולחשבונות אחרים.
סימן ח': ספר מצאי (אינוונטר)
הוועד ינהל ספר מצאי, (אינוונטר), שבו יירשמו פריטי ציוד וריהוט, שנרכשו או התקבלו מכל מקור שהוא. הרישום ייעשה על סמך מסמכי הרכישה.
ספר המלאי ייערך על-פי "טופס מצאי" ובו יירשמו, לפי סדר תאריכי הפעולות, כל הפרטים שלהלן:
סימן ט': ספר מלאי
הוועד ינהל ספר מלאי, שבו יירשמו טובין, שנרכשו או התקבלו מכל מקור שהוא, במסגרת רכישת שי לחגים או פעולות רווחה בעבור כלל העובדים, כמפורט בפרק ט' להלן. הרישום ייעשה על סמך מסמכי הרכישה והניפוק.
ספר המלאי ייערך על-פי "טופס דוח תנועת מלאי טובין", (ראה טופס 19), לכל פריט. בטופס יירשמו, לפי סדר תאריכי הפעולות, כל הפרטים המפורטים בו.
סימן י': כללים והנחיות לניהול ספר קופת ועד לרישום הנהלת חשבונות
אחד הכללים הבסיסיים בניהול תקין הוא רישום עדכני ומסודר של תנועת הכספים, שבחזקת הוועד ובאחריותו. הרישום נערך בספר הקופה, שהוא הספר הראשי, ובו ניתן ביטוי לפעולות הכספיות של הוועד. ספר הקופה הוא הספר הבסיסי לרישום, לסיכום ולדיווח על הפעולות הכספיות של הוועד. על-פי הרישומים, הנערכים בספר הקופה, מסכמים, מדי חודש, ובעיקר בסוף שנת הכספים, את סך ההכנסות וההוצאות, לפי המקורות והיעדים השונים. הערה - כדי שזה יהיה קריא אולי לכתוב: במסגרת הרישום מסכמים....
יש להדגיש, שספר הקופה הוא רק מרכיב במערכת החשבונות. בנוסף לכך, חובה לנהל גם ספרי עזר לנושאים אחרים, כגון: מצב החשבון עם המעסיק, יתרות קרנות והשקעות בבנק, יתרות הלוואות לעובדים .
להלן מובאים כמה כללים חשובים, שהקפדה עליהם, תבטיח רישום תקין של הפעולות הכספיות של הוועד:
סימן יא': טיפול בתקבולים
את כל ההמחאות והמזומנים יש להפקיד בחשבון הבנק ביום קבלתם או למחרת. הרישום יבוצע, כאמור, על-פי שוברי הכנסה, ממוספרים מראש במספר סידורי רץ, ובהם פרטים מלאים על כל פעולה. ההמחאות והמזומנים יופקדו בכספת הוועד עד למועד הפקדתם בבנק, באחריות גזבר הוועד. אין להסב לאחרים המחאות, שנתקבלו לפקודת הוועד.
למקרה שיום המחרת חל בשבת/חג/חופשה, יופקדו ההמחאות והמזומנים ביום העסקים הראשון שלאחריו. הרישום יבוצע, ביום הפעולה או למחרת, אך ורק על-פי שוברי הכנסה ממוספרים ובהם פרטים מלאים על כל פעולה.
סימן יב': המחאות דחויות לגבייה
הטיפול בהמחאות דחויות יהיה כדלהלן:
סימן יג': המחאות לפירעון
הטיפול בהמחאות לפירעון, המחאות לתשלום, שמוציא הוועד לספקים, נותני שירותים וזכאים אחרים, יהיה כדלהלן:
סימן יד': השקעות כספיות
רכישה ומכירה של ניירות ערך, חשבונות פיקדון, וכדומה יירשמו בטור המתאים בחשבון ההשקעות הכספיות, (קנייה או מכירה). ההפרש בין העלות ובין סכום המכירה יירשם בטור הכנסות שונות או הוצאות שונות.
סימן טו': התאמות
כל חודש, על הגזבר להקפיד לערוך התאמת תנועות ויתרות בין טורי הבנק בספר קופה, (טורים 7 - 8) לבין דפי הבנק. את ההתאמות יש לשמור בתיק ריכוז דפי הבנק, (טופס 6).
סימן טז': הלוואות לעובדים מקרן עזר
על מנהל החשבונות לקיים מערכת רישום נפרדת להלוואות במסגרת קרן עזר ולפתוח כרטיס חובה וזכות (חו"ז) אישי לכל חבר/ה בקרן המקבל/ת הלוואה. חל איסור מוחלט לתת הלוואות לעובדים מקופת הוועד.
סימן יז': שוברי הכנסה והוצאה
שוברי הכנסה, (קבלה - טופס 1)
בעת קבלת כסף במזומנים או בהמחאה או העברה וזיכוי באמצעות הבנק, יש לרשום שובר הכנסה, (טופס 1), נוסף על המסמך הבסיסי.
שובר הכנסה (קבלה), שהוא מסמך פנימי, ייערך לכל תקבול בנפרד ויכלול את הפרטים הבאים:
את שובר ההכנסה, (הקבלה), יש לרשום במקור ובהעתק. המקור ייתלש מהפנקס ויימסר למשלם, עם קבלת התשלום. ההעתק יישאר בפנקס הקבלות וישמש אסמכתה לרישום בספר הקופה.
קבלה שבוטלה יש לשמור אותה בצמוד להעתק שלה ולסמנה במילה "מבוטל" על גב המקור. יש להקפיד על שימוש בקבלות, על-פי מספרן הסידורי, ברצף.
שוברי הוצאה, (שובר תשלום - טופס 2)
לכל ביצוע תשלום, (באמצעות המחאות בלבד), יש לרשום הוראות תשלום, (שובר תשלום טופס 2), ולצרפה למסמך הבסיסי. הוראת התשלום תאושר בידי שני חברי ועד, שהוסמכו לכך, אשר אחד מהם חייב להיות הגזבר.
הוראות תשלום, ( שובר הוצאה), ושוברי ההכנסה יהיו ממוספרים במספר סידורי עוקב.
שובר תשלום, שהוא מסמך פנימי, ייערך לכל תשלום בנפרד ויכלול את הפרטים הבאים:
חשבונות הוועד וקרן העזר יהיו באחריות ועד העובדים בלבד, ינוהלו באמצעותו ורק חברי הוועד יהיו בעלי זכות החתימה והכל בכפוף לאמור בתקנון ובמדריך.
סימן יח': הנחיות והכנות לקראת גמר שנת חשבון
להלן מובאים, בראשי פרקים, נושאים לטיפולם של חברי הוועד, בעיקר של הגזבר ושל מנהל החשבונות. הטפסים הרלוונטיים מובאים בהמשך, כדי להקל בהכנת הנתונים והמסמכים הדרושים.
פעולות עיקריות
רשימות עזר
דוח כספי שנתי
יש להכין דוח הכנסות והוצאות,(טופס 17), מאזן, (טופס 16), כולל ביאורים, ודוח התפתחות העודף/הגירעון, (טופס 18).
סימן יט': נוהל "קופה קטנה"
ועד רשאי לנהל "קופה קטנה", לצורך ביצוע של הוצאות דחופות של הוועד בסכומים קטנים.
דמי המחזור ב"קופה הקטנה" לא יעלו על אלף ₪.
הוועד יסמיך את אחד מחבריו לנהל את כספי המחזור של "הקופה הקטנה", שסכומם ייקבע בישיבת הוועד ויירשם בפרוטוקול.
גזבר הוועד ינפיק המחאה לפקודת האחראי על "הקופה הקטנה" ויחתים אותו על מסמך, המאשר קבלת הסכום של דמי המחזור.
כל הוצאה מכספי "הקופה הקטנה" תיעשה כנגד מסמכים נאותים בלבד, (חשבונית וקבלה או "חשבונית קבלה").
כל תנועות הכספים של הקופה הקטנה יירשמו בטופס "דוח על הוצאות - קופה קטנה", המצורף להלן.
כאשר מרבית כספי הקופה הקטנה הוצאו, יעביר האחראי את הטופס הממולא, בצירוף האסמכתות להוצאות, לאישור הגזבר ויו"ר הוועד, לרישום בהנהלת החשבונות ולהנפקת המחאה חדשה של דמי מחזור.
על אחראי "הקופה הקטנה" לשמור את כספי "הקופה הקטנה" והמסמכים במקום נעול ובטוח.
האחראי על "הקופה הקטנה" אחראי ישירות כלפי הוועד לשלמות הכספים.
ועדת הביקורת תבצע ביקורת פתע על שלמות כספי "הקופה הקטנה", מספר פעמים בשנה.
[לצרף כנספח בסוף]
דוח על ההוצאות – "קופה קטנה"
לתקופה מיום ----/--/-- עד ---- /--/--
היתרה בקופה ליום ----/--/-- -------
הכנסה לפי המחאה מס' -------
היתרה המצטברת -------
סה"כ הוצאות לתקופה -------
יתרת הקופה להעברה לדף הבא -------
מס' סידורי | תאריך | פרטים | מוציא ההוצאה | סכום | |
שם | חתימה | ||||
1. |
|
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
|
3. |
|
|
|
|
|
4. |
|
|
|
|
|
5. |
|
|
|
|
|
6 |
|
|
|
|
|
7. |
|
|
|
|
|
8. |
|
|
|
|
|
9. |
|
|
|
|
|
10. |
|
|
|
|
|
סה"כ ההוצאות/העברה לדף מס' |
|
| |||
------------------- ------------------- ----------------------
אישור יו"ר הוועד אישור הגזבר אישור האחראי על "הקופה הקטנה"
סימן כ': שמירת רשומות ומסמכים
הוועד צובר, במשך פעילותו השוטפת, מסמכים שונים, כגון: קבלות, חשבוניות, העתקים של המחאות, כרטסות עזר, ספר קופה, דוחות כספיים שנתיים ומסמכים אחרים, הנוגעים למערכת החשבונות שלו. כן מחזיק הוועד מסמכים משפטיים שונים, כגון: הסכמים, פרוטוקולים מישיבות הוועד וכדומה.
שמירת המסמכים תיעשה כדלהלן:
סימן כא': טפסים לרישום פעולות כספיות
להלן מובאים טפסים אחידים לשימוש הוועד בניהול ענייניו הכספיים השוטפים:
סימן כב': חוקי המיסוי והוועד
חובה על ועד עובדים לנהוג על-פי החוק התקנות של רשויות המס בכל פעולותיו הכספיות.
על ועד חלה חובת ניכוי מס במקור על תשלומים כדלקמן:
תקנות מס הכנסה פוטרות מחובת ניכוי מס במקור, אם מדובר בתשלום חד-פעמי, כאשר התשלום, (כולל מע"מ), הוא פחות מהסכום, הנקוב בתקנות.
במקרה שהוועד חייב להעביר ניכוי מס במקור או תשלום בגין הוצאות עודפות, על הוועד לפתוח תיק ניכויים במס הכנסה ולשלם את המס עד ל- 15 לחודש בגין כל חודש שחלף.
