בקרה נספח - פרק אחד עשרה: קווים מנחים לבקרת פעולות הוועד

סימן א': כללי

הבקרה, כבסיס ללמידה, חיונית לתפקוד כל אחד מחברי הוועד ולתפקוד הוועד כולו. בהגברת המודעות להליכי הבקרה וכלליה יש כדי לסייע הן לביקורת בבואה לבקר את פעולת הוועד, והן למוסדות המופקדים על הוועד, (המרחב, האיגוד המקצועי) והן לוועד על ועדותיו השונות, בבואם לערוך בחינה עצמית.

הבקרה בקופת ועד מתייחסת למגוון רחב של נושאים. הוועד ומוסדותיו, ובמיוחד ועדת הביקורת, וכן הגופים, המופקדים על הוועד, (המרחב/האיגוד המקצועי), יכולים להיעזר בעבודתם בפירוט הנושאים, המובא להלן בנספח ב' למדריך.

סימן ב': הכנת מסמכים ונתונים לקראת ביצוע בקרה

חלק א'

המחלקה לבקרה עורכת בקרה בוועד על-פי הודעה מראש ובכתב לוועד המבוקר ולמרחב ולאיגוד המקצועי, הנוגעים בדבר.

לשם עריכת הבקרה של המחלקה לבקרה, נדרש הוועד להמציא למחלקה לבקרה,  בתוך שבועיים, ממועד קבלת ההודעה,  את המסמכים והפרטים כדלהלן:

1.   דפי חשבון בנק לשנת              (לתקופה מ-               עד               )

2.   אישורי יתרות בנק ליום                   וליום                    (ריכוז יתרות והתאמות בנק)

3.   מאזן בוחן אחרון

4.   דוח הכנסות והוצאות

5.   דוחות על פעולות תרבות/רווחה

6.   מאזן שנתי מאושר אחרון

7.   ספר פרוטוקולים מישיבות הוועד והוועדות

8.   רשימות מקבלי שי לחגים

9.   מסמכי הנהלת החשבונות, הכוללים פנקסי המחאות, אסמכתות להכנסות ולהוצאות, חשבוניות מס, קבלות, שוברי הכנסה, שוברי הוצאה וכל מסמך רישום עזר אחר

10. רשימת חייבים, רשימת זכאים, רשימת מלאי

11. ספרי עזר, כגון ספר אינוונטר וכרטיסי חו"ז עובדים

חלק ב'

יש למלא את הפרטים כדלהלן:

1.    המספר הכללי של העובדים במקום העבודה                      קבועים                     זמניים                    אחרים (פרט)

2.   השתייכות מקצועית:

3.   מחזיק תיק הוועד באיגוד המקצועי                               במרחב

4.   הבחירות האחרונות נערכו בתאריך

5.   נבחרו                        חברי ועד כמפורט להלן:

      שם                     תפקיד בוועד                        מספר קולות

      שם הגזבר _______________ מנהל החשבונות ______________

6.   מועד בחירת ועדת הביקורת הפנימית ושמות חבריה

7.   האם מתנהל ספר פרוטוקולים

8.   חשבון בנק                           בסניף                 מספר חשבון

9.   מכתב לבנק על שמות בעלי זכות החתימה

10. מקורות ההכנסה

11. יעדי ההוצאות

12. האם מתנהל ספר קופה

13. האם לוועד המחאות דחויות, שטרם נרשמו בספרים  (פירוט)

14. האם ברשות הוועד נכסים כלשהם, שטרם נרשמו בספרים כגון: רכוש קבוע, מלאי טובין,       קרנות, פיקדונות בנק, המחאות לטובת הוועד (פירוט)

15. האם יש לוועד התחייבויות כלשהן, שטרם נרשמו בספרי החשבון (פירוט)

16. האם נערך תקציב שנתי מאושר בידי הוועד

17. האם ומתי הוגש לציבור העובדים דוח כספי שנתי אחרון על פעילות הוועד

18. הערות אחרות

19. סכום הגבייה מעובד

20. מחזור כספי

21. ועדת כספים

22. ועדה לעניין "נוהל רכישת מוצרים ושירותים", במקום שהוקמה כזו  

סימן ג': מבחר שאלות לפי נושאים

א. הפרדת תפקידים
 

1.   האם יש הפרדת תפקידים בין יו"ר הוועד, הגזבר ומנהל החשבונות

2.   האם חברי הוועד ממלאים במקום העבודה באופן קבוע או ארעי תפקיד, שיש בו ניגוד       אינטרסים ישיר או עקיף עם כהונתם בוועד

3.       האם חברי הוועד מכהנים גם חברים בוועדת הביקורת

4.       האם חברי ועדת הביקורת משמשים גם בתפקיד ביצועי

ב. ועדת הביקורת
 

1.  האם נבחרה ועדת ביקורת? אם כן, פרט את שמות החברים בוועדה

2.  האם ועדת הביקורת פעילה

3.  מהי תדירות התכנסות ועדת הביקורת (פירוט)

4.  אילו נושאים בדקה הוועדה ומהם הממצאים? פרט בקיצור

5.   האם הוועדה מתעדת את התכנסותה בפרוטוקול

ג. ספר פרוטוקולים

1.   האם הפרוטוקולים של מוסדות הוועד ממוספרים במספר סידורי רץ

2.   האם נרשמים תאריכים, שמות הנוכחים ונושאים לדיון

3. האם נרשמות ההחלטות, שנתקבלו בנושאי כספים ובנושאים אחרים
4.   האם נערכו ישיבות לפחות אחת לחודש

5.   האם חברי הוועד חתומים על הפרוטוקול

6.   לאילו ועדות נערכים פרוטוקולים  (פירוט)

ד. תקציב
 

1.   האם נערך ואושר תקציב שנתי בהתאם לנוהל

2.   האם התקציב המתוכנן מתבסס על תזרים מזומנים חודשי

3.   האם התקציב מאוזן?  אם לא, פרט את הסיבות לכך

4.   האם כלולים בתקציב כל סעיפי הפעולות המתוכננות

5.   האם נערכים מעקב ובקרה אחרי ביצוע התקציב בפועל

6.   האם נערכים דוחות השוואה תקופתיים ביו ההכנסות וההוצאות על-פי התקציב המתוכנן ובין הנתונים בפועל

7.   מהם מרכיבי ההוצאה העיקריים בתקציב

8.   האם סטיות מהותיות מהתקציב בגין הוצאות בלתי מתוכננות ושינויים בהכנסות נבדקות ומאושרות בידי הוועד או מי שהוסמך על-ידו

ה. ניהול ספר קופה
 
1.   האם מנהלים ספר קופה אחיד בהתאם לנהלים
2.   האם מקפידים על ביצוע הכללים וההנחיות, כפי שהודפסו ופורטו בספר הקופה
3.   האם כל פעולה נרשמת ביום ביצועה או למחרת

4.   האם רושמים סיווג נכון ומקצועי של סעיפי ההכנסות וההוצאות

5.   האם לכל אירוע ופעולה מצורף תיעוד

6.   האם נוהגים לתייק את המסמכים בקלסרים באופן מסודר בהתאם לרישום בספרי הקופה

7.   האם עורכים התאמת בנק אחת לחודש ומי עורך אותה

8.   האם מבוצע רישום המחאות דחויות  (פירוט)

ו. דוחות כספיים שנתיים
 

1.   האם עורכים דוחות כספיים שנתיים, הכוללים מאזן ודוח הכנסות והוצאות, כנדרש על-פי המדריך

2.   האם הדוחות מובאים לידיעת העובדים, כנדרש על-פי המדריך

ז. העברת קופת ועד
 

1.   האם העברת קופת הוועד מהוועד היוצא לוועד החדש נעשתה באופן מסודר ובהתאם לנוהל      העברת קופת ועד

2.   האם נערך פרוטוקול להעברת קופת הוועד

ח. הכנסות
 

פרט את ההכנסות על-פי מקורותיהן, הרשומים להלן:

מס ועד

1.  האם גובים מן העובדים את התשלום הידוע כ"מס ועד" בשיעור 0.4% משכרם אם לא, פרט את שיעור המס שנגבה, את האסמכתה לכך ואת שיטת/אופן הגבייה

2.   א. אם גובים מס ועד בשיעור גבוה מ-0.4%, האם הדבר נעשה באישור האגף לאיגוד מקצועי    ולאחר קבלת הסכמה בכתב של כל עובד אישית  

      ב. האם ההחלטה הנ"ל נרשמה בספר הפרוטוקולים של הוועד

3.   האם ההכנסות ממס ועד, (קרי: הניכויים משכר העובדים), מועברות לקופת הוועד באופן שוטף ובלא פיגורים

4.   האם הוועד מקבל מהמעסיק את רשימת הניכויים, הכוללת פירוט של רכיבי השכר, שמהם מנכים מס ועד

5.   האם ניתן ואפשר לבדוק את הסכום והשיעור של הניכוי משכר העובדים וכל אחד מהם

6.   האם הוועד מבצע בדיקה כנ"ל לעתים מזומנות (פירוט )

7.   ערוך בדיקה, מלאה או מדגמית, של חודשים אחדים, (בהתאם לנאותות הבקרה הפנימית), בדבר ההתאמה, שבין הניכוי בפועל לבין הניכוי המתחייב

8.   ערוך התאמה כאמור בין הניכוי בפועל לבין ההכנסה ממס ועד הרשומה בספרים

9.   ערוך התאמה בין הרישום בספרים ובין סכומי ההפקדות בבנק, שנעשו ישירות בידי המעסיק

השתתפות המעסיק

1.   האם יש הסכם עם המעסיק על השתתפותו בהוצאות הוועד באופן כללי או השתתפות מיועדת

למטרות מסוימות (פירוט )
2.   האם יש מועד קבוע להעברת סכומי השתתפות המעסיק

3.   מהו שיעור ההשתתפות הכללית / המיועדת  (פירוט)

4.   ערוך התאמה בין הרישום בספרים לבין הזיכויים בדפי הבנק הנוגעים להשתתפות המעסיק

תקבולים שונים

תקבולים שונים כוללים, בין השאר, סכומים למימון פעולה מסוימת או השתתפות העובדים בפעילות תרבות, תרומות וכדומה.

יש לבדוק :

1.   האם על כל תשלום או תקבול מיוחד נתקבלה ונרשמה החלטה בספר הפרוטוקולים של ועד העובדים

2.   האם לכל תקבול, במזומנים או בהמחאה, נרשם שובר הכנסה ממוספר

3.   האם הוועד מפקיד כל תקבול בחשבון הבנק ביום קבלתו או למחרת

4.   האם יש סיווג נאות של סוגי ההכנסות, כגון השתתפות העובדים באירועים ובתרומות

5.   ערוך התאמה בין הרישום בספרים לבין שוברי ההפקדות

6.   ערוך התאמה בין שוברי ההפקדות לבין הזיכויים בבנק על הפקדות אלו

ט. הוצאות
 

1. האם כל תשלום מבוצע על סמך הוראת תשלום חתומה בידי בעלי זכות החתימה של הוועד
2.   האם אחד מבעלי זכות החתימה ממלא תפקיד של מנהל חשבונות הוועד

3.   האם לבעלי זכות החתימה מוצגת חשבונית מפורטת של הספק וכן אישור על קבלת השירות והמוצר לפני החתימה המאשרת את ביצוע התשלום

4.   האם נוהגים לקבל חשבוניות מפורטות, הכוללות תאריך, סכום בספרות ובמילים, יעד ההוצאה   או סוג הטובין, כמות ומחיר
5.   האם צורפו תעודות משלוח לטובין שנתקבלו

6.   האם מקבל המוצרים מוודא שיש התאמה בין המוצרים שנתקבלו לבין תעודות המשלוח

7.   האם מקבל המוצרים מעביר את אישור קבלת המוצרים להנהלת החשבונות

8.   האם חבר, שאינו מקבל המוצר או השירות (רצוי הגזבר) מוודא שיש התאמה בין המוצר או השירות שנתקבלו בפועל ובין ההזמנה וחשבונית הספק

9.   האם מקפידים על קבלת אישור פטור ממס מנותני שירות, ולחלופין, האם גובים מס במקור

10. האם יש נוהל חתימה של שני חברי ועד על המחאות ? פרט את שמות בעלי זכות החתימה

11. האם חותמים על המחאות "בלנקו"

12. האם בהעתקי ההמחאות נרשמו הפרטים המלאים של ההמחאה

13. האם ההמחאות רשומות "למוטב בלבד", או משורטטות (קרוס ) כנדרש

14. האם פנקסי ההמחאות כוללים העתקים הנשארים בפנקס

15. האם במקרים של ביטול המחאה מצרפים לפנקס ההמחאות את ההמחאה שבוטל ומציינים את סיבת הביטול

16. פעולות הכספיות נרשמות בספר הקופה בעיתוי הנכון ועל-פי הסיווג הנכון

17. האם מנהל החשבונות בודק את הסיכום האריתמטי של החשבונות

18. האם נערכות התאמות בנק אחת לחודש

19. ערוך התאמה בין הרישומים בספרים לבין החשבונות והחיובים

20. ערוך התאמה בין דפי הבנק לבין הרישום בספרים

י.       רכישות והתקשרויות עם ספקים ונותני שירותים
 

1.       האם פועלים על-פי נוהל רכישת מוצרים ושירותים? בדוק כל שלב ופעולה בעקבות סעיפי הנוהל הכלול במדריך זה

2.       האם מנוהלים ספרי עזר ובהם כרטיסי מלאי לפי סוגי הטובין

יא.   יריד מכירות (בזאר)

1.   כיצד נקבעו היצרנים / הספקים והאם נערכו הסכמים בכתב עם כל אחד מהם

2.   האם יש הסכם מפורט בכתב בנוגע לנושאים האלה:

*      צורת הניהול של היריד

*      אחריות היצרן / הספק / הסוכן לטיב המוצרים

*      שיעור העמלה שהוועד יקבל מן הספק, זהות נותן העמלה פירוט הטובין הניתנים במקום העמלה, תוך זיהוים וייעודם המדויקים

*      דיווח בכתב על סכומי הפדיון ועל העמלות (בין בכסף ובין בשווה כסף)

3.    האם מתנהל רישום מסודר של גביית העמלה

4.    האם מתנהל רישום מסודר של פירוט טובין שנתקבלו כעמלה

יב.    קופה קטנה
 

1.   האם יש קופה קטנה (דמי מחזור)

2.   האם נקבעה תקרה לסכום דמי המחזור

3.   האם מחזיק הקופה מזוכה בהגשת המסמכים הנאותים

4.   האם המסמכים נבדקים ומאושרים בידי הגזבר ומובאים למנהל החשבונות לרישום

5.   האם התשלום להשלמת דמי המחזור נעשה באמצעות המחאה

6.   האם מתייקים את מסמכי הקופה הקטנה לפי סדר עוקב

7.   האם הגזבר בודק חריגות בהוצאות

8.   ערוך התאמה לחודשים אחדים בין מסמכי הקופה לבין הרישום בספרים באותו חודש בנוגע למהות וגודל ההוצאה, תהליכי האישור, נאותות התיעוד

9.       האם יש נוהל לשימוש בכספי הקופה הקטנה

יג.     שי לחגים

1.   האם נבחרה ועדה לארגון וניהול נושא השי לחגים ( בת 3 חברים לפחות )

2.   האם נערכות השוואות של הצעות מחיר, או שנערכים מכרזים לבחירת הספקים

3.   האם נערכים עם הספקים הסכמים בכתב המפרטים את שם וסוג המוצר, כמות מחיר, אחריות, שירות ותנאים יסודיים כיוצא באלה

4.   האם מקפידים לצרף לחשבוניות הספקים תעודת משלוח והעתק הזמנה עם פירוט המוצר, מחיר, כמויות וכתבי אחריות

5.   האם נערכת רשימת מקבלי שי בצירוף חתימות העובדים בעת קבלת השי בפועל על-ידם

6.   האם כמויות השי שחולקו שוות לכמויות שנרכשו? אם לא, האם יש תיעוד נאות למלאי שטרם חולק? האם מלאי זה נמצא בפועל?

7.   האם נערך דוח מסכם לנושא, חתום בידי היו"ר וחבר ועד נוסף

8.   האם המעסיק השתתף במימון רכישת השי, ולפי איזה אמות-מידה (קריטריונים )

יד.    פעולות תרבות וטיולים

1.   האם נבחרה ועדה ( בת 3 חברים לפחות ) לארגון אירועי תרבות וטיולים

2.   האם בחירת הספקים וההתקשרות עמם היא בהתאם לנוהל

3.   האם נערכו הסכמים חתומים עם הספקים

4.   האם בכל אירוע נערכת רשימת משתתפים

5.   האם בכל אירוע צוינו סכומי השתתפות העובד

6.   האם הספקים הגישו חשבוניות מס מפורטות, הכוללות תאריך, ציון האירוע, מהותו, מקומו, מספר המשתתפים, מחיר, תנאי התשלום וכדומה

7.   האם נערכו דוחות מסכמים וחתומים של פעולות תרבות וטיולים

8.   האם ההחלטות על האירועים הנ"ל תועדו, פורטו ואושרו בפרוטוקולים

טו.   החזר הוצאות בתפקיד לחברי הוועד

1. האם נשמרות הוראות תקנון ועדי עובדים לעניין החזר הוצאות בתפקיד לחברי הוועד?

2. בדוק על-פי הוראות התקנון וכן על בסיס השאלות שלהלן:

א.  האם התשלום בגין הוצאות רכב, אש"ל, נסיעות וכדומה של חברי ועד עובדים, הנוסע

     בענייני הוועד אל מחוץ למקום עבודתו, הוא בסכומים המקובלים במקום העבודה או  

     במוסדות ההסתדרות ועומד בכל המבחנים הנוגעים לעניין

ב.  האם מקפידים להשתמש בתחבורה ציבורית

ג.  האם חברי הוועד מקפידים לנהוג חסכנות מרבית בהוצאות

ד.  האם מקיימים את ישיבות הוועד במקום העבודה או בבית מועצת הפועלים

ה.  האם המעסיק מנכה משכר חבר ועד בגין שעות עבודה שבהן טיפל בענייני עובדים

ו.   האם יש בעניין הנ"ל הסכם בכתב, הסדר או נוהג, עם המעסיק  (פירוט )

ז.  האם "הפיצוי" הכספי שמקבלים חברי הוועד על היעדרות מעבודה בגלל עיסוק בענייני ועד, שבגינו ניכה להם המעסיק משכרם, אם ניכה, הוא כגודל הסכום שנוכה משכרם לאחר בדיקה של כל מקרה לגופו

ח. האם במקרים המצוינים לעיל מוסר חבר ועד מסמך המצורף לשובר התשלום ובו פירוט התאריך, השעות, המקום והנושא שטיפל בו בעת היעדרותו מהעבודה, וזאת כתנאי מוקדם לטיפול בבקשת "הפיצוי"

ט. האם פעלו על-פי תקנות מס הכנסה בנוגע לניכויי מס במקור בגין תשלומים לחברי הוועד

טז.   קרן עזר (למטרות עזרה הדדית והלוואות לעובדים)

1.  האם הקמת קרן העזר אושרה באספת עובדים ובאיגוד המקצועי, כנדרש בהוראות תקנון ועדי עובדים

2.  האם הובא לידיעת כל אחד מן העובדים המידע על קיום קרן העזר, תקנונה והתנאים הנוגעים לעניין

3. האם ההלוואות ניתנות מקרן מיוחדת, כנדרש (ולא מקופת הוועד)

4. האם נערך תקנון מאושר לקרן הלוואות, כנדרש

5. האם מתן ההלוואות נעשה לפי החלטות ותנאים שנקבעו בתקנון הקרן

6. האם יש טפסים לבקשת הלוואה

7.  האם נערך לכל עובד עמית בקרן העזר מסמך המפרט את גודל ההלוואה, את הסכומים והמועדים להחזרתה

8.  האם העובד מאשר בכתב ידו את קבלת ההלוואה ותנאי החזרתה, לרבות הוראה בלתי חוזרת בחתימתו לנכות סכומי ההחזר משכרו, כביטחון לסילוקה המלא

9. האם פותחים כרטיס חובה וזכות (חו"ז) אישי לכל עובד המקבל הלוואה

10. האם מנהלים מערכת חשבונות שהיא נפרדת לחלוטין מקופת הוועד

11. האם תנועת הכספים מנוהלת בחשבון בנק נפרד מחשבון קופת הוועד

12. במערכת ממוחשבת של ניהול שכר: האם הניכויים בגין החזרי ההלוואות נעשים בידי   המעסיק, בסעיף נפרד בתלוש השכר

13.  ערוך ביקורת של כרטיסי העובדים וודא אם יש התאמה בין היתרות בכרטיס לבין היתרות  בהנהלת החשבונות

14.  ודא אם הייתה עמידה בתנאי ההלוואה: אם ההחזרים בוצעו במועד, אם חויב הלווה בריבית ואם שילם אותה

יז.     השקעות 

1.   האם עודפי הכספים מושקעים בהשקעות שאין עמן סיכון והאם מתקבל ייעוץ לפני ההשקעה מאת בר-סמכא לנושא הרלוונטי

2.   האם יש אדם מוסמך (רצוי הגזבר) , הנותן הוראות קנייה ומכירה של ניירות ערך ופיקדונות

3.   האם מקפידים לקבל את דפי תנועות חשבונות ניירות הערך באופן שוטף

4.   האם מקבלים אישורי יתרות כל חודש, ובייחוד בסוף שנת החשבון

5.   האם מנוהלת כרטסת עזר לסוגים שונים של השקעות, כגון קרנות נאמנות, פיקדונות וניירות ערך אחרים לפי ערכם הנומינלי

6.   האם יש מקרים שבהם משקיעים כספים, על אף שחשבון העו"ש מורה על יתרת חובה (משיכת יתר)

יח. חשבון חובה וזכות (חו"ז) עובדים

האם מנוהל חשבון לכל עובד בנפרד בגין רכישת טובין או שירותים באמצעות הוועד